Ni kazi gani za katibu

Ili kufafanua wazi kazi za katibu, ni muhimu kujua nani anayesema. Baada ya yote, chapisho hili linaweza kutazamwa kwa angani kadhaa. Kwa mfano, anajulikana kama mwandishi wa ofisi kama mfanyakazi wa ofisi, Katibu Mkuu kama kichwa (kichwa) cha shirika, Katibu wa Nchi kama mtumishi wa umma, katibu kama mtu wa kidiplomasia, katibu wa kichwa kama mfanyakazi na chaguzi nyingine. Mara nyingi, akimaanisha chapisho hili, wanamaanisha mfanyakazi anayefanya kazi (maagizo) kama mkurugenzi wa biashara, pamoja na mameneja binafsi wa vitengo vyake vya miundo. Inabadilika kwamba kazi rasmi ya katibu katika kesi hii ni kupunguzwa kutekeleza amri moja ya kutatua masuala ya shirika na kiufundi.

Nini katibu anapaswa kujua na anapaswa kufanya

Katibu lazima afanye kazi zifuatazo kila siku:

1. Pata taarifa kutoka kwa wasaidizi wa maambukizi kwa msimamizi.
2. Panga meneja wa mawasiliano ya simu. Kwa kutokuwepo kwake, pata taarifa, na kisha ulete kwa mkurugenzi.
3. Kukubali na kuweka kumbukumbu za ujumbe wa simu.
4. Kujenga hali ya kazi ya kawaida ya kichwa: kufuatilia haja ya vifaa vya ofisi na vifaa vya ofisi.
5. Kusaidia katika shirika la mikutano ya uzalishaji na mikutano. Oleta washiriki tarehe, mahali na wakati wa tukio hilo. Kukusanya vifaa muhimu, kuhakikisha mahudhurio ya wale waliohudhuria na kuweka dakika ya mkutano.
6. Kufanya kazi ya ofisi katika biashara. Kwa kufanya hivyo, katibu anapaswa kupokea, kubadilisha mfumo wa mawasiliano zinazoingia na kuiendeleza kwa usimamizi. Kisha kwa misingi ya visa iliyowekwa ili kuhamisha hati kwa watendaji chini ya orodha. Kazi za katibu pia zinajumuisha udhibiti juu ya kozi, muda na matokeo ya utekelezaji wao.
7. Fanya kazi kwenye uchapishaji na uchapishaji nyaraka.
8. Tengeneza mapokezi ya wageni kwa kichwa cha kampuni na, ikiwa inawezekana, kuunda hali ya ufumbuzi wa haraka wa maswala.

Ili kutimiza majukumu haya ya wazi ya waziri wa katibu, mfanyakazi anapaswa kujua:

• Utungaji mzima wa usimamizi wa biashara na vipande vyake vya miundo;
• Mkataba, wafanyakazi na muundo wa biashara, wasifu wake, matarajio ya maendeleo na utaalamu;
• Nyaraka za udhibiti wa mwenendo sahihi wa usimamizi wa rekodi;
• Kanuni za matumizi ya njia za vifaa vya ofisi na mawasiliano;
• Kanuni za BTW, OT, usalama wa moto na usafi wa mazingira;
• Kanuni za shirika la kazi mahali pa kazi;
• Vitendo vya kawaida na kisheria, maagizo, maazimio, maagizo ya kupanga, uhasibu na usimamizi wa ubora wa kazi zilizofanywa.

Usahihi wa karani

Ikiwa ni swali la utaalamu maalum, mwembamba, basi hali hiyo ni tofauti. Chukua, kwa mfano, kazi za rasmi za katibu mkuu. Katika kichwa cha chapisho, kipengele cha kazi kinafanyika ni wazi. Kawaida katika kila biashara kuna tayari maagizo rasmi, ambayo maelekezo ya mtaalamu katika kuhifadhi kumbukumbu huonyeshwa. Ikiwa hakuna maagizo hayo, basi ni bora kuifanya. Kwa kufanya hivyo, tumia mwongozo wa kufuzu, ambao una sampuli za takriban. Baada ya hayo, toleo la kawaida linapaswa kukamilishwa kwa shirika maalum, kwa kuzingatia vipengele maalum na vya ndani. Kwa ujumla, kazi za mwandishi wa katibu lazima zielekewe kwa maeneo matatu kuu:

1. Kazi na mawasiliano. Mapokezi, kusindika kwa njia za kisasa na kupeleka wakati.
2. Matengenezo sahihi ya nyaraka za ndani.
3. Usajili, uhasibu mkali na uhamisho wa nyaraka kwenye kumbukumbu kwa uhifadhi.

Makala ya kazi ya referent

Katika baadhi ya makampuni ya biashara, post hiyo imeletwa, ambayo inajumuisha majukumu mengi: kutoka kwa "dawati la usaidizi" kwa "mkurugenzi msaidizi". Mtaalam huyo lazima awe na maarifa mengi na amri nzuri ya hali hiyo. Majukumu rasmi ya katibu wa mwandishi huyo yamepanuliwa kidogo kuhusiana na ongezeko la mamlaka. Kwa ujumla, hii ni kazi ya kawaida ya katibu, lakini neno "referent" hufanya nyongeza kwenye orodha ya kawaida. Hasa, mkaguzi wa katibu anaweza kujitegemea wageni kwenye masuala fulani. Kwa kuwa na habari fulani, anaweza kufanya maamuzi yake mwenyewe. Kwa kuongeza, referent hufanya majukumu ya kichwa juu ya shughuli za kiuchumi za shirika (biashara). Wakati mwingine katibu-referent ni kuwajibika kwa ajili ya matengenezo ya usimamizi wa rekodi ya wafanyakazi. Hii inafanywa tu wakati jumla ya kazi inakuwezesha kufanya kazi za ziada.