Nomenclature ni kazi gani katika ofisi?

Ili ufanyie kazi ya ofisi vizuri, unahitaji kujua nini nomenclature ni. Kwa mujibu wa ufafanuzi, nomenclature ni orodha ya sehemu, vifaa, na ujenzi uliotumiwa na uzalishaji, ulioandaliwa kulingana na mfumo fulani. Wakati wa kuandika orodha hiyo, kila moja ya vifaa vilivyotajwa hupewa namba ya nambari, barua au mchanganyiko wa alphanumeric - nambari ya majina.

Katika usimamizi wa kesi, jina la kesi ni orodha ya karatasi za biashara (au matukio), yaliyotumiwa katika maudhui, yanayotengenezwa wakati wa kazi ya shirika. Nomenclature huamua ni muda gani karatasi inapaswa kuhifadhiwa, na kwa namna gani ili kujiandikisha. Kwa mfano, majarida ya shule za sekondari (gymnasiums) huhifadhiwa na mwalimu mkuu kwa miaka 5 baada ya kuhitimu.

Kazi kuu

Kazi kuu katika kutekeleza majarida ya kesi ni kufanya kazi ya vifaa vya utawala kamilifu, kuzalisha, kuondokana na jerk ya ukiritimba. Ufumbuzi wa haraka na ubora wa matatizo mengi, kazi ya shirika zima mara nyingi hutegemea utaratibu ambao nyaraka zihifadhiwa, ni rahisi jinsi gani zinaweza kupatikana kwa mahitaji, jinsi zinavyopangwa kwa ufanisi na zimefanyika. Uainishaji sahihi hauwezesha kufanya kazi kwa haraka na nyaraka, lakini pia huwezesha kufanya kazi na kumbukumbu na kumbukumbu.

Hebu tutazame mifano ya namna ya uteuzi wa kesi, na katika maeneo gani yanafaa sana.

• Utaratibu wa nyaraka - wakati nyaraka zilizotumiwa kwa hali yoyote (kuunda mikataba, kukamilisha shughuli, kukamilisha kesi ya uhalifu, kupanga ripoti ya idara, nk), na kisha nje ya matumizi ya kazi hutoka, kwa mujibu wa majina, huhifadhiwa katika mashirika kwa amri fulani . Hii inatumika kwa nyaraka mbili za karatasi na nyaraka za elektroniki zilizohifadhiwa katika database ya kompyuta.
• Maudhui ya habari juu ya muda mrefu wa hati hiyo, ni muda gani inaweza kuwa na ufanisi. Kila kesi iliyojumuishwa katika nomenclature ina masharti yake maalum ya kuhifadhi hati zilizojumuishwa ndani yake. Nyaraka muhimu na muhimu zaidi, itachukua muda mrefu. Na, wakati wa kufanya kazi na nyaraka katika kesi hiyo, mara moja hutathmini - aina ya uchunguzi wa thamani. Inasaidia na kufanya kazi na biashara.
• Kupata usajili wa kesi. Uteuzi wa kesi hiyo mara nyingi hutumiwa katika mchakato wa kusajili nyaraka, na ripoti ya nomenclatural ya kesi inakuwa sehemu muhimu ya idadi ya usajili wa waraka. Hii inaweza kuzingatiwa wakati wa kukusanya hesabu, wakati hesabu inafanyika katika kiwanda au katika taasisi.
• Inachukua nafasi ya kumbukumbu wakati wa kusoma muundo wa shirika la taasisi, nk.
• Katika kazi ya ofisi ni kuchukuliwa kuwa msingi wa hesabu ya kesi na muda wa kudumu au wa muda wa kuhifadhi na uhasibu wa nyaraka.
• Imetumika kama sampuli, mpango wa kuunda baraza la mawaziri na kumbukumbu ya nyaraka zilizotumika.

Kwa hiyo, ujuzi mzuri wa namna ya majina na ujuzi katika kufanya kazi nayo ni muhimu katika shirika lolote au taasisi katika biashara. Nomenclature inapaswa kufunika shughuli zote za waraka za taasisi.

Uainishaji wa majina

Nomenclature ina viwango vyake na mahitaji ya kubuni, hawezi kukiuka. Wao huwekwa katika mbinu maalum na maagizo juu ya kuhifadhi kumbukumbu.

Ni desturi ya kutofautisha aina tatu za majina ya biashara:

• Ya kawaida;
• Takriban;
• Kila mtu, aliyeendelezwa kwa shirika maalum.

Nomenclature ya kawaida, inaonekana kutoka kwa kichwa - ni nyaraka za kawaida, zinaanzisha utungaji wa kesi zilizotumiwa katika mashirika ya aina hiyo.

Nomenclature ya mfano ni nia ya kuanzisha utaratibu wa takriban wa kesi zinazoletwa katika ofisi ya shirika ambako jina hili linasambazwa. Sampuli hizo za usimamizi wa rekodi si za kawaida, lakini zinapendekeza. Kipengele tofauti ni kwamba katika nyaraka za aina za aina hii zinaonyeshwa.

Nomenclatures ya kawaida na mfano wa maandishi hutengenezwa na mashirika ya ngazi ya juu kwa mashirika yao ya chini.

Nomenclature ya mtu binafsi - imeandaliwa mahsusi kwa shirika fulani na kuzingatia maalum ya shughuli zake. Sampuli ya kawaida au mfano inachukuliwa kwa mabadiliko ya sampuli na muhimu yanafanywa ndani yao.