Maelezo ya kazi: Msaidizi mkuu wa shirika

Shirika kubwa ni shida kubwa. Mtawala wa shirika hawatakuwa na wakati kila mahali, hata kwa msaada wa manaibu. Ili kupanga vizuri siku, usisahau chochote, usambaze na kufuatilia kazi, meneja anahitaji msaidizi. Mtumishi huyo anafanya nini, anapaswa kuwa na uwezo gani na kujua?

Msaidizi wa kiongozi: jukumu lake katika shirika

Kufuatilia mantiki ya taaluma ya kazi, iliyoidhinishwa ngazi ya serikali, meneja msaidizi ni wa kikundi cha viongozi, kwa kuwa anaangalia karibu masuala yote yanayopewa uwezo wa mtu wa kwanza.

Wakati huo huo, mashirika mengine hutafsiri nafasi ya meneja msaidizi kama msimamizi, meneja au katibu: nafasi mbili za kwanza zinamaanisha kazi za shirika na utawala, tatu - uwasilishaji na usaidizi. Mtaalamu wa kazi anaweka aina hizi za kazi kama makundi tofauti - wataalamu, wafanyakazi wa kiufundi, lakini wanaongoza tu kwa viongozi.

Jinsi ya kuamua masharti ya ajira?

Wakati wa kuajiri meneja msaidizi au katibu, shirika linapaswa kuamua hali, haki na majukumu ya mfanyakazi, kwa sababu mahitaji ya ngazi ya elimu, sifa, na uzoefu wa mgombea hutegemea hii.

• Ni sawa kwa katibu wa mapokezi kuwa na elimu ya sekondari kamili, na etiquette na mbinu za kiufundi za kufanya kazi na vifaa vya ofisi ya mwombaji hufundishwa moja kwa moja mahali pa kazi.
• Msimamizi lazima awe na kiwango cha shahada ya ujuzi, ana ujuzi wa shirika na tabia ya nguvu, na pia ana uzoefu, kulingana na mahitaji ya kampuni.
• Meneja, kama mwakilishi wa wataalamu, inahitaji uundaji wa si chini ya kamilifu kamili, uzoefu wa kazi sio lazima, lakini kawaida hii inafanywa na kampuni kwa hiari yake mwenyewe.
• Msaidizi kwa kichwa. Msimamo huu unamaanisha mahitaji sawa ya kufuzu kwa kichwa: elimu kamili ya juu, uzoefu wa kazi katika utaalamu wa angalau miaka 2. Pengine, sifa maalum za mwombaji zitatakiwa, na, labda, mafunzo zaidi.

Maelezo ya kazi ni nini?

Meneja msaidizi, akiwa afisa, analazimika kutenda katika mfumo wa haki zake za kazi na kutekeleza kikamilifu kazi zilizowekwa. Hata hivyo, hata bila kuwa kichwa, mfanyakazi anastahili kutekeleza kazi zake za kazi kwa imani nzuri na wakati.

Utaratibu wa ajira hauna taarifa ya kina ya ustadi huu, na katika tukio la mkataba, orodha ya kazi sio daima kamili. Ili kuepuka kutofautiana katika kuamua masharti ya mfanyakazi, maelezo ya kazi ya meneja msaidizi yanapaswa kuwa na majukumu ya kina, haki ambazo anazo, pamoja na hatua ya wajibu wa kukiuka mkataba wa ajira, kanuni za kazi za ndani, uharibifu kwa mwajiri, nk.

Msaidizi binafsi kwa Mkuu

Maelezo ya kazi ya msaidizi huelekezwa kwa maelekezo kama hayo kwa kichwa au naibu wake isipokuwa baadhi ya kazi za msingi za mipango na usimamizi wa kimkakati. Pengine, msaidizi pia hayatakiwa kuidhinishwa na kuachiliwa kwa wafanyakazi, haki ya kuondoa rasilimali za kifedha za biashara, kutoa mamlaka ya wakili na ustadi mwingine unaohusika na meneja.

Hata hivyo, sheria inaruhusu kugawa kazi yoyote kwa mfanyakazi anayeaminika, akiwa na sifa za kutosha, elimu, uzoefu na mamlaka ya kukabiliana na masuala hayo. Ni muhimu tu kuimarisha mamlaka ya mfanyakazi - kwa amri au nguvu ya wakili.

Wakati huo huo, maelezo ya kazi ya meneja msaidizi inapaswa kutafakari kazi iliyofanywa na yeye.

Sehemu za vipimo

Mfumo wa maelezo ya kazi unafanywa katika vitabu vya kumbukumbu za kufuzu kwa hali na ina mahitaji yote ya msingi kwa mfanyakazi na viwango vya nafasi, pamoja na nafasi yake katika muundo wa shirika la shirika.

Maelezo ya kazi "Kiongozi msaidizi", kama vile nyingine yoyote, inapaswa kujumuisha sehemu zifuatazo:

1. Hali ya kawaida. Hapa, utaratibu wa kuingizwa na kufukuzwa, upatanisho, utaratibu wa uingizwaji wa mfanyakazi.
2. Kazi ya kazi. Moja ya sehemu muhimu zaidi zinazohitajika kufanywa kwa undani.
3. Haki zinazotolewa kwa mfanyakazi.
4. Miaka ya dhima kwa ukiukwaji.
5. Ustahili, uzoefu wa kitaaluma, ngazi ya elimu.
6. Ni mfanyakazi anayepaswa kujua katika nafasi hii.
7. Mahusiano kati yake na vitengo vingine vya shirika.

Sehemu hizi haziwezi kupunguzwa, lakini zinaweza kupanuliwa na kuziongeza vitu muhimu.

Maelezo ya kazi ya meneja msaidizi: sampuli

Imekubaliwa na:

Mkurugenzi (jina la shirika)

Saini

(Jina kamili)

Tarehe ya idhini

Maelezo ya kazi "kiongozi msaidizi"

1. Mambo ya kawaida

1.1. Jamii ya Biashara "Wasimamizi".

1.2. Imekubaliwa na kufukuzwa kazi kutoka kwa amri ya mkurugenzi.

1.3. Uwasilishaji: moja kwa moja kwa mkurugenzi.

2. Kazi

Kiongozi Msaidizi:

2.1. Halmashauri ya kazi ya idara, sehemu na vitengo vingine vya biashara kwa mujibu wa maelekezo, maazimio na maagizo ya mkurugenzi.

2.2. Hifadhi kumbukumbu za muda uliopangwa kwa utekelezaji wa amri za kudhibiti na vitengo vya miundo.

2.3. Inafanya mpango wa kazi ya mkurugenzi siku ya pili ya biashara na hutoa haraka kwa kichwa.

2.4. Inaandaa na kudhibiti udhibiti wa kazi katika biashara, inachunguza kwa kufuata mahitaji ya sheria.

2.5. Kuhakikisha usajili na usajili wa mamlaka zote za wakili iliyotolewa na mkurugenzi.

2.6. Kufanya usimamizi wa makarani na kudhibiti juu ya matokeo ya shughuli zao.

Supplement, kulingana na mahitaji ya shirika fulani na maelezo ya chapisho.

3. Mamlaka

Meneja msaidizi ana haki:

3.1. Ili ujue na maamuzi yaliyochukuliwa kwenye biashara.

3.2. Kushiriki katika mikutano ya vifaa vya utawala.

Supplement, kulingana na mahitaji ya shirika fulani na maelezo ya chapisho.

4. Wajibu

Meneja msaidizi anajibika:

4.1. Kwa utendaji usiofaa au usiofaa wa majukumu yao, iliyotolewa na maagizo haya, amri na maagizo ya mkurugenzi, sheria ya sasa inayosimamia shughuli za biashara.

4.2. Kwa udhibiti wa kutosha juu ya shughuli za wafanyakazi wa chini.

4.3. Kwa ufunuo wa habari na ufikiaji mdogo.

Supplement, kulingana na mahitaji ya shirika fulani na maelezo ya chapisho.

5. Ufanisi

Meneja msaidizi anapaswa kuwa na elimu kamili ya juu, urefu wa huduma ni angalau miaka 2.

6. Lazima Ujue

Sheria ya sasa, Mkataba, makubaliano ya pamoja (ni maalum, ni vitendo gani na kanuni ambazo mfanyakazi anapaswa kujua).

7. Kuingiliana

Inaonyeshwa, nani na juu ya masuala gani meneja msaidizi anafanya kazi.

Imekubaliwa:

Mkuu wa Idara ya Rasilimali

Saini

(Jina kamili)

Mshauri wa Kisheria

Saini

(Jina kamili)

Iliyotolewa:

Saini

(Jina kamili)

Uwezo maalum wa Msaidizi wa Meneja wa Mradi

Inadhani kuwa usimamizi wa mradi ni nafasi ya muda mfupi, kwa mtiririko huo, na msaidizi huchukua majukumu fulani kabla ya kukamilika kwa mradi huo. Majukumu yake ya kazi itategemea maalum na mandhari ya mradi huo, pamoja na mahitaji ya shirika fulani.

Maelezo ya kazi ya msaidizi kwa meneja wa mradi juu ya kazi zitakuwa maalumu zaidi, hata hivyo kwa rangi ya utawala na ya shirika. Majukumu ya kawaida kwa nafasi hii yanaweza kupatikana katika mwongozo wa kufuzu, na kisha uwafishe kwa hali hiyo.

Je, kazi za meneja msaidizi juu ya masuala ya jumla ni tofauti?

Majukumu ya Mkurugenzi Mkuu Msaidizi na Mkurugenzi Msaidizi wa Masuala ya Jumuiya yatakuwa tofauti. Bila shaka, katika kesi ya pili, mamlaka itakuwa nyembamba-nia, kwa kuwa meneja mkuu hawana jukumu la shughuli zote za shirika, lakini kwa sekta tofauti.

Maelezo ya kazi ya meneja msaidizi juu ya masuala ya jumla yameandaliwa kwa misingi ya kazi za mkuu, ambaye "husaidiwa". Kwa hiyo, msingi itakuwa wigo wa majukumu na kazi zake.

Maelezo ya kazi "Kiongozi msaidizi" katika kesi hii inafaa kama msingi, inaweza kutegemea maendeleo ya nyaraka mpya kwa nafasi zinazohusiana.